Biwaki

---

➜ Po co zgłaszamy biwaki?

• Aby organizator (Okręg Mazowiecki) wiedział o takim biwaku,
• Aby uczestnicy biwaku byli ubezpieczeni,
• Aby rozliczyć składki programowe (nie możemy zbierać składek na biwak w innej formie).

➜ Biwaki zgłaszamy do Okręgu poprzez formularz.

➜ Prosimy o wysyłanie arkuszy rozliczenia biwaku w ciągu 2 tygodni od daty zakończenia biwaku (na maila [email protected]).

---

➜ Do każdego biwaku (który zbierał jakiekolwiek składki programowe) należy wypełnić arkusz rozliczenia biwaku śródrocznego, który składamy w okręgu/obwodzie od razu po rozliczeniu biwaku. Arkusz wystarczy wysłać na maila.

➜ W arkuszu rozliczenia, saldo nie może zejść na minus! Jeśli mamy faktury na większą kwotę, należy wybrać faktury, którą częściowo opłacamy ze środków jednostki. Z tyłu takich faktur piszemy formułkę „Opłacono ze środków biwaku w kwocie …. zł” wraz z podpisem osoby opisującej oraz księgujemy w ZiHeRze w odpowiednich kategoriach.

• Małe biwaki (do 50 uczestników) księgujemy w śródrocznej książce ZiHeR jednostki i rozliczamy w obwodzie Praga-Południe.
• Duże biwaki (powyżej 50 uczestników) księgujemy w oddzielnej książce finansowej i rozliczamy w Okręgu Mazowieckim.

➜ Razem z arkuszem rozliczenia, prosimy o wysłanie zdjęć przodu dokumentów księgowych z danego biwaku. Warto zwrócić uwagę, aby wszystkie faktury zawierały w opisie datę oraz miejsce biwaku!

---

➜ WPŁYWY
Wszelkie składki programowe na biwak księgujemy w kategorii „Biwaki”!
Należy również wypełnić listę odpłatności (zwroty także księgujemy – z minusem!)

➜ WYDATKI
Wydatki biwakowe wpisujemy w odpowiedniej kategorii (np. transport/materiały) oraz w kolumnie „w tym Biwaki”.

RADA: Wydatki nie muszą być w 100% opłacone z pieniędzy biwakowych – można opłacić je tylko częściowo, resztę z pieniędzy jednostki. W arkuszu rozliczenia biwaku wpisujemy tylko wydatki z kategorii „w tym biwaki”.

➜ Wpływy i wydatki zaksięgują się w odpowiednich kolumnach:

➜ Saldo końcowe w kategorii Biwaki musi zostać rozliczone!
Można to zrobić na trzy sposoby:
• Wydając całe pieniądze na cele biwakowe (musi to być merytorycznie uzasadnione!)
• Zwracając rodzicom saldo, które zostało po biwaku
• Zostawiając pieniądze na podstawie zgody rodziców – (RADA: o podobną zgodę można poprosić rodziców przed biwakiem!) – w takiej sytuacji pieniądze przechodzą w darowiznę, więc zmieniamy tytuł wpłat („składka programowa biwak + darowizna na cele statutowe”) oraz kategorię wpłat (wpływy rozdzielamy między kat. „Biwaki” a „Darowizny – inne”) LUB tworzymy dodatkowy wpis w ZiHeRze, w którym następuje „przeksięgownie” środków między kategoriami (saldo takiej operacji wynosi 0 zł).

➜ Saldo końcowe w kategorii Biwaki nie może być także ujemne!
W takiej sytuacji trzeba odjąć daną kwotę z kat. „w tym biwaki” dla wybranych faktur (tak jakbyśmy opłacili ją częściowo z pieniędzy jednostki).

➜ Na koniec roku drukujemy sprawozdanie z biwaków.
Znajduje się ono w ZiHeRze w zakładce „Dotacje” (obok sprawozdania ROHiS).