Dokumentacja śródroczna

Pod koniec każdego roku jednostki są zobowiązane do złożenia śródrocznej dokumentacji finansowej. Składanie dokumentacji odbywa się dwuetapowo:

🍁 w październiku – dokumentacja od stycznia do września włącznie
❄️ w styczniu – dokumentacja od października do grudnia

---

➜ Skseruj faktury paragonowe! Takie faktury są drukowane termicznie, przez co z czasem zaczynają blaknąć.

➜ Opisz wszystkie faktury. Napisz na odwrocie kartki co dokładnie zostało zużyte, przez kogo i w jakim celu. Pod opisem konieczny jest podpis!

W opisie piszemy co zostało zużyte, do czego, przez kogo, gdzie i kiedy:
• Artykuły plastyczne zostały zużyte podczas zajęć programowych na zbiórce 1 MGZ „Świt” w dniu 10.02.2025.
• Pizza została spożyta przez uczestników zbiórki szczepu 2 WDHiZ w dniu 20.09.2025. – (jeśli na fakturze jest „usługa gastronomiczna”, trzeba napisać co konkretnie zostało zamówione)
• Jedzenie zostało spożyte przez członków 1 MGZ „Świt” na zbiórce drużyny w dniu 01.07.2025. Reklamówka została zakupiona w celu przeniesienia zakupów.
• Zakwaterowanie uczestników biwaku hufca „Warta” w Łodzi w dniach 1-3 października 2025 r.
• Opłata za transport uczestników na biwak 1 MDH „Połonina” w obwodzie Praga-Południe w dniach 1-3 maja 2025 r.

➜ W przypadku wypłaty z bankomatu:
• biały kwitek KP (oryginał) księgujemy razem z wyciągiem w ks. bankowej
• czerwony kwitek KP (kopia) księgujemy w ks. finansowej (kasowej)

➜ Na fakturach podpisują się 2 osoby pełnoletnie:
Komendant jednostki i kwatermistrz (lub ew. inna wyznaczona osoba).

➜ Przygotuj odpowiednie oświadczenia
W przypadku błędnego tytułu przelewu, zgubionej faktury, czy omyłkowej płatności, należy przygotować odpowiednie oświadczenia i wpiąć je do książek.

PRZYDATNE FORMUŁKI (+PODPIS OSOBY OPISUJĄCEJ!!):

➜ Na fakturach elektronicznych daj formułkę:

„Wydruk faktury elektronicznej. Oświadczam, że niniejsza faktura nie jest i nie będzie zaksięgowana w żadnej innej dokumentacji. [podpis kwatermistrza]”.

➜ Jeśli płaciłeś prywatną kartą, napisz z tyłu:

„Należność opłaciłem prywatną kartą płatniczą. Zwrot środków [kwota] w gotówce otrzymałem. [podpis osoby dokonującej zakupu]”.

➜ W przypadku płatności przelewem dołącz potwierdzenie przelewu oraz daj formułkę z tyłu faktury:

„Należność opłaciłem z prywatnego konta. Zwrot środków w gotówce otrzymałem. [podpis osoby dokonującej zakupu]”.

➜ Na fakturach opłacanych z 1,5%:

„Wykorzystano ze środków 1,5% w kwocie … zł.”

➜ Saldo w żadnym miejscu nie może być ujemne!

Nie możesz wydać pieniędzy, mając saldo na minusie. Może się zdarzyć, że faktura wpłynie do Ciebie z późniejszą datą. Musisz wtedy napisać z tyłu: „Wpłynęło dnia [data]” i zaksięgować wpływ z datą wpłynięcia dokumentu.

MOŻE CI SIĘ PRZYDAĆ:

W Okręgu powstała karta opisu faktury. Zastępuje ona pieczątki i zbiera większość formuł, wykorzystywanych przy opisywaniu faktur w jednym miejscu. Decyzję o korzystaniu z tego rozwiązania zostawiamy drużynowym. Chcemy, żeby oni wybrali najbardziej dogodne dla nich rozwiązanie: opisy odręczne, pieczątki czy karta opisu faktury.

---

➜ Zaloguj się na stronie ZiHeR
➜ Wprowadź wszystkie dokumenty do systemu:
• Książka finansowa (m. in. faktury, kwitki KP, zestawienia wpłat)
• Książka bankowa (m. in. faktury)

➜ GDZIE ZNALEŹĆ NUMER FAKTURY?
• Faktury pełne mają numer podany wyraźnie, jak na 2 przykładach poniżej. Może się zdarzyć, że fakturą pełną jest faktura paragonowa (dla rachunków powyżej 450zł jest obowiązek wzięcia faktury pełnej – trzeba o nią poprosić sklep w ciągu 3 miesięcy!)

• Jeśli jest to faktura uproszczona (poniżej 450 zł), numer faktury jest już lekko trudniejszy do odnalezienia. Przede wszystkich szukaj na samej górze lub dole faktury, czy nie ma wyszczególnionego numeru faktury – przykład 1 i 2.
Jeśli nie ma go wyraźnie podanego, wtedy jest to numer pod kwotą do zapłaty, przed numerem kasjera i kasy (większość przypadków) – przykład nr 3

• Dla porządku staraj się wpisywać do ZiHeRa „FV nr…” w przypadku faktur pełnych oraz „FU nr…” w przypadku faktur uproszczonych.

➜ W PRZYPADKU KWITKÓW KP

• Wprowadzamy do ZiHeRa serię i numer kwitka:

➜ KSIĘGOWANIE WYCIĄGÓW (KS.BANKOWA)

W polu „numer dokumentu” księgujemy nr wyciągu, a po nich rodzaj i numer dokumentu księgowego potwierdzającego wydatek (o ile taki jest).

➜ Zwróć uwagę na wydatki z różnych kategorii. Musisz je zsumować i wpisać w konkretne rubryki (nie masz obowiązku rozdzielać kwot w opisie faktury).

➜ Omyłkowa płatność/zgubiona faktura/błędny przelew przychodzący
W takich sytuacjach musisz dokonać odpowiedniego zwrotu, jeszcze w tym samym roku!
W ZiHeRze księgujesz taki przelew zwrotny jako ten sam typ transakcji (wpływ/wydatek), w tej samej kategorii (czyli „inne”), tylko że z minusem – bilans dwóch transakcji musi wynosić 0! Do obu pozycji zamieść odpowiednie oświadczenie/adnotację – zarówno w ZiHeRze, jak i w dokumentacji papierowej.

➜ Przepływy środków wewnątrz Okręgu Mazowieckiego księgujemy inaczej!
Wypływ środków do innej jednostki z naszego Okręgu bądź przepływ środków między książka kasową i bankową, księgujemy jako WPŁYW NA MINUSIE w odpowiedniej kategorii. Do przepływów wewnętrznych należą:
• Wypłaty z bankomatu (wpływ z „-” w ks. bankowej)
• Wpłata gotówki we wpłatomacie (wpływ z „-” w ks. kasowej)
• Przekazanie środków innej jednostce (wpływ z „-” w ZiHeRze jednostki przekazującej)
• Przekazanie środków lub składek na HAL/HAZ/biwak (wpływ z „-” w ZiHeRze jednostki przekazującej)
Opłacenie składek członkowskich księgujemy w dedykowanej kategorii (bez minusów)!

➜ Zwroty na prywatne konta (nowość od 2023)
W naszym Okręgu jest możliwość zwrotu środków za wydatki prywatne poprzez przelew z konta śródrocznego jednostki na konto prywatne.
• Do dokumentacji dołącz oświadczenie z numerem konta do zwrotu.
Wszystkie oświadczenia zamieść na początku książki bankowej.
• Na odwrocie dokumentu, za który wykonujesz zwrot, umieść oświadczenie:
Należność opłaciłam/em ze środków prywatnych. ……………(podpis płatnika).
• Szczegółowe zasady zwrotów

➜ Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów, ponumeruj je ołówkiem:
• DOKUMENTY: wpisz numer pozycji z ks. finansowej/bankowej ZiHeR w prawym górnym rogu.
• WYCIĄGI: wpisz numer pozycji z ks. bankowej ZiHeR przy danej transakcji, po prawej stronie.
Po sprawdzeniu dokumentacji w styczniu, numery będzie trzeba poprawić na czerwono.

➜ Kilka faktur na jednej transakcji?
Taka sytuacja zdarza się, jeśli dokonujesz zakupu od kilku sprzedawców w ramach jednej płatności (np. na Allegro). W takim wypadku musisz zaksięgować w ZiHeRze każdą fakturę osobno. Na wyciągu, przy danej transakcji, wpisujesz wszystkie pozycje z ZiHeRa obok siebie.

---

Co będzie Ci potrzebne podczas rozliczenia?

PRZYNOSIMY NA ROZLICZENIE W PAŹDZIERNIKU:

• kwitariusz KP (do wglądu)
• Zobowiązanie Materialne komendanta jednostki (drużynowy/hufcowy/szczepowy/…) oraz ewentualnie kwatermistrza jednostki
• Jeżeli w jednostce zmienił się prowadzący (drużynowy, hufcowy, szczepowy), musi być dołączony protokół przekazania jednostki

KSIĄŻKA FINANSOWA (KASOWA):
• opisane i podpisane przez komendanta i kwatermistrza wszystkie dokumenty księgowe do września włącznie (faktury, KP itd.)
• Jeśli ktoś organizował biwak, to musi dołączyć rozliczenie biwaku oraz listę odpłatności, szczegóły dotyczące księgowania biwaków w ZiHeRze
KSIĄŻKA BANKOWA:
• dokumenty książki bankowej (wyciągi do września włącznie + faktury itd.)
INWENTARZ:
• do książki inwentarzowej dołączamy kwity przychodowe inwentarza (jeśli jednostka otrzymała jakiś sprzęt), ewentualnie inne protokoły (kasacji/kradzieży)

PRZYNOSIMY DOPIERO NA ROZLICZENIE W STYCZNIU:

• dokumenty z października, listopada i grudnia (faktury, wyciągi itp.)
• wydruk książki finansowej z programu ZiHeR
• wydruk książki bankowej  z programu ZiHeR
• wydruk książki inwentarzowej (wszystkie lata)
• wydrukowane i podpisane sprawozdanie finansowe z programu ZiHeR (sprawozdanie finansowe zawiera także protokół inwentaryzacji kasy – należy wypełnić i oddać w dwóch egzemplarzach!)
• wydrukowane i podpisane sprawozdanie finansowe 1% z programu ZiHeR
• wydrukowane i podpisane sprawozdanie finansowe dla biwaków z programu ZiHeR
• wydrukowane i podpisane sprawozdanie finansowe dla dotacji z programu ZiHeR
(jeśli były wpływy/wydatki w kat. DOTACJE)

• spis z natury (inwentarzowy) według stanu na 31 grudnia (w lata parzyste❌)
• spis z natury (sprzętu małowartościowego) według stanu na 31 grudnia (w lata parzyste❌)

---

1. 🍁 Zobowiązanie Materialne, ew. protokół przekazania jednostki
2. ❄️ Sprawozdania finansowe (zwykłe, 1%, dla dotacji*, biwaków*)
3.1. ❄️ Książka finansowa,
3.2. 🍁 Dokumenty do niej (numer 1 na dole, ostatni numer na górze).
4.1. ❄️ Książka bankowa,
4.2. 🍁 Dokumenty do niej (numer 1 na dole, ostatni numer na górze).
5.1. ❄️ Książka inwentarzowa,
5.2. 🍁 Ew. dokumenty do niej (KPI)
6. ❄️ spisy z natury (w lata parzyste)

LEGENDA:
🍁 – dokumenty na rozliczenie w październiku
❄️ – dokumenty na rozliczenie w styczniu

---

Linki, które mogą Ci się przydać:

➜ Checklista (wersja męska/wersja żeńska)
➜ Pliki śródroczne (biwaki, ZM, protokół przekazania, RP, RPS)
➜ Pliki inwentaryzacyjne (spis z natury, KPI, protokoły, symbole inw.)
➜ Co powinna zawierać dokumentacja?
➜ Poradnik ze strony Obwodu (wersja 2025)
➜ Checklista dla sprawdzających dokumentacje (obwód)
➜ Skrypt kwatermistrzowski HAL/HAZ – wersja 06.2025